Règlement Arel Trophy
Règlement de participation à l'Arel Trophy
Article 1 – Organisation
L’Arel Trophy est un événement organisé par l’ASBL Vae Soli le samedi 30 août 2025. Il s'agit d'un rassemblement sportif et culturel, à but caritatif, se déroulant sur différents ateliers répartis à travers la ville d'Arlon.
Article 2 – Objectif
L’événement vise à promouvoir la culture de la ville d'Arlon via le billet du sport. Les bénéfices de l'événement seront redistribués à des associations locales.
Article 3 – Inscriptions
La participation à l’Arel Trophy est ouverte uniquement aux personnes majeures (18 ans révolus à la date de l’événement).
Les inscriptions se font obligatoirement par équipe de 4 personnes.
La pré-inscription est obligatoire via le lien officiel fourni par l’organisation. Aucune inscription sur place ne sera acceptée.
Article 4 – Conditions physiques et responsabilité
Chaque participant déclare être apte physiquement à participer aux épreuves proposées, et reconnaît le faire sous sa propre responsabilité.
L’organisation recommande à chaque participant d’effectuer un contrôle médical préalable s’il a un doute sur son état de santé.
L’ASBL Vae Soli ne pourra être tenue responsable en cas de malaise, blessure ou accident lié à une condition physique insuffisante ou à une imprudence du participant.
Article 5 – Déroulement des épreuves
L’événement se compose de 18 ateliers répartis sur la journée, à travers différents lieux emblématiques de la ville d’Arlon.
Chaque atelier dure environ 10 minutes, et est suivi de 10 minutes de déplacement vers l’atelier suivant.
Chaque équipe doit être vêtue de manière homogène, avec des tenues de la même couleur ou assorties, afin d'assurer une identification claire pendant l'événement.
Les épreuves sont encadrées par des bénévoles ou responsables d’activité, et les consignes de l’organisation doivent être respectées en tout temps. Tout comportement inapproprié ou non-respect des règles pourra entraîner l’exclusion immédiate de l’épreuve ou de l’événement.
La journée se clôturera par une épreuve finale de Run and Bike, dans laquelle trois membres de l’équipe courent pendant qu’un quatrième utilise le vélo. Le relais entre les membres est libre tout au long du parcours.
Chaque équipe doit obligatoirement amener un vélo pour participer à cette épreuve.
Cette épreuve traversera le centre-ville d’Arlon, avec des passages par la Place Léopold, où aura également lieu l’arrivée finale.
Un roadbook détaillant les ateliers, les trajets et les horaires sera remis lors de la présentation de l’équipe au secrétariat, le matin avant le début de l’événement.
Article 6 – Respect et esprit de l’événement
Chaque participant s’engage à adopter un comportement respectueux envers les autres participants, les bénévoles, le public et les infrastructures.
Article 7 – Sécurité
Les participants doivent veiller à leur propre sécurité et à celle des autres. Certains équipements de sécurité pourront être exigés selon les activités (ex. : casque, lunettes de protection…).
Article 8 – Assurance
L’organisation est couverte par une assurance responsabilité civile. Il est conseillé à chaque participant de disposer de sa propre assurance individuelle en cas d’accident corporel.
Article 9 – Environnement
Les participants s’engagent à respecter les lieux, à ne rien jeter au sol, et à contribuer au tri des déchets mis à disposition.
Article 10 – Droit à l’image
Sauf mention contraire écrite, les participants autorisent l’organisation à utiliser les photos et vidéos prises pendant l’événement à des fins de communication.
Article 11 – Modification / Annulation
L’organisation se réserve le droit de modifier le programme ou d’annuler tout ou partie de l’événement en cas de force majeure (conditions météorologiques extrêmes, problèmes de sécurité, décisions administratives, etc.). Dans ce cas, aucun remboursement ne pourra être réclamé.
Toute inscription est définitive et non remboursable. Un remboursement ne pourra être envisagé que si l’événement est annulé de manière totale par les organisateurs, en dehors d’un cas de force majeure.
Aucun remboursement ne sera accordé en cas de désistement individuel ou collectif après la clôture des inscriptions.
Article 12 – Acceptation
L’inscription à l’Arel Trophy vaut acceptation pleine et entière du présent règlement, sans réserve. Une signature confirmant cette acceptation sera demandée lors de la présentation de chaque participant au départ des activités.